تعلن مجموعة المعاصر عن توفر شاغر وظيفي بمسمى مديرة مكتب للعمل ضمن فريقها في عمّان، الأردن، وتبحث عن متقدمة تمتلك خبرة عملية مناسبة وقدرة عالية على التنظيم والمتابعة وإدارة الأعمال المكتبية والإدارية بكفاءة.
تفاصيل الوظيفة:
المسمى الوظيفي: مديرة مكتب.
مكان العمل: عمّان، الأردن.
نوع العمل: دوام كامل.
الجنس: أنثى.
المهام والمسؤوليات:
تتولى مديرة المكتب مجموعة من المهام المرتبطة بتنظيم العمل الإداري وضمان سير العمليات المكتبية بصورة منتظمة، وتشمل المسؤوليات ما يلي:
إدارة وتنظيم العمليات اليومية للمكتب والأنشطة الإدارية المختلفة.
تنسيق الاجتماعات والمواعيد والجداول الزمنية والاتصالات الداخلية.
إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والوثائق الرسمية.
تنظيم قنوات التواصل بين الإدارة والأقسام المختلفة والأطراف الخارجية.
متابعة الطلبات والإجراءات الإدارية والتأكد من إنجازها في الوقت المناسب.
المحافظة على السجلات والملفات والوثائق السرية بصورة دقيقة ومنظمة.
متابعة احتياجات المكتب من المستلزمات والخدمات والمرافق وأعمال الصيانة ومقدمي الخدمات.
تقديم الدعم للإدارة في المهام التنظيمية والإدارية المختلفة.
التعامل مع المراسلات والاتصالات الواردة والصادرة ومتابعتها.
تنسيق ترتيبات السفر والاجتماعات والأنشطة المرتبطة بالأعمال عند الحاجة.
التأكد من تطبيق سياسات وإجراءات المكتب بالشكل المطلوب.
الإشراف على موظفي الدعم الإداري وتنسيق أعمالهم عند الاقتضاء.
المحافظة على سرية المعلومات والتعامل مع البيانات الحساسة بمهنية عالية.
المؤهلات والخبرات المطلوبة:
يشترط توفر مجموعة من المؤهلات والمهارات لدى المتقدمة، ومن أبرزها:
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو تخصص ذي صلة.
خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب أو الأعمال الإدارية ذات الصلة.
امتلاك مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت.
مهارات قوية في التواصل والتعامل مع الآخرين.
إجادة اللغتين العربية والإنجليزية بمستوى ممتاز.
إتقان استخدام برامج Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وOutlook.
القدرة على التعامل مع مهام متعددة في الوقت نفسه، وترتيب الأولويات والعمل تحت الضغط.
التحلي بدرجة عالية من المهنية والسرية والدقة والانتباه إلى التفاصيل.
امتلاك مهارات قوية في المتابعة وحل المشكلات.
تعد الخبرة السابقة في مؤسسة كبيرة أو مجموعة صناعية ميزة مفضلة.
طريقة التقديم:
على المتقدمات المهتمات بالفرصة واللاتي تنطبق عليهن المؤهلات والخبرات المطلوبة، إرسال السيرة الذاتية المحدثة عبر البريد الإلكتروني التالي:
ملخص الوظيفة للمتقدم:
هذه الفرصة مخصصة لمتقدمة لديها درجة بكالوريوس مناسبة وخبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب أو الأعمال الإدارية، مع إجادة العربية والإنجليزية واستخدام برامج Microsoft Office. وينبغي الانتباه إلى أهمية مهارات التنظيم والمتابعة والسرية والقدرة على ترتيب الأولويات والعمل تحت الضغط، مع تفضيل الخبرة في المؤسسات الكبيرة أو المجموعات الصناعية.