قد يبدو الموظف الذي يتحرك باستمرار بين المهام والاجتماعات والرسائل وكأنه الأكثر إنتاجية في مكان العمل، لكن الانشغال لا يعني بالضرورة تحقيق النتائج.
في بعض بيئات العمل، يقضي الموظف ساعات طويلة أمام الحاسوب، ويرد على عشرات الرسائل، ويحضر الاجتماعات، وينتقل من مهمة إلى أخرى، ثم ينتهي يومه دون أن يشعر بأنه أنجز الأمور المهمة فعلًا.
السبب في كثير من الأحيان لا يتعلق بقلة ساعات العمل، وإنما بطريقة إدارة الوقت وترتيب الأولويات.
الانشغال ليس هو الإنتاجية
من الأخطاء الشائعة اعتبار عدد المهام التي أنجزها الموظف مقياسًا وحيدًا للإنتاجية.
قد يقضي الموظف ساعة كاملة في الرد على رسائل غير عاجلة، بينما يؤجل مهمة أساسية كان يمكن أن يكون لإنجازها أثر أكبر على سير العمل.
لذلك فإن السؤال الإداري الأفضل ليس:
كم مهمة أنجز الموظف؟
بل:
ما المهام التي أنجزها؟ وما القيمة التي أضافها إنجازها؟
فالعمل الإداري الناجح لا يعتمد فقط على كثرة النشاط، وإنما على توجيه الجهد نحو الأولويات الصحيحة.
لماذا تضيع ساعات العمل؟
هناك مجموعة من الأسباب التي تجعل الموظف يشعر بأن يومه انتهى بسرعة دون تحقيق ما كان مخططًا له، ومنها:
كثرة المقاطعات أثناء أداء المهام.
عدم وجود أولويات واضحة.
الاجتماعات التي لا تحتاج إلى حضور جميع الموظفين.
الانتقال المستمر بين المهام.
تأجيل الأعمال الصعبة إلى نهاية اليوم.
محاولة إنجاز عدة أعمال في الوقت نفسه.
عدم تحديد موعد واضح لإنهاء المهمة.
وعندما تتكرر هذه الممارسات يوميًا، فإن جزءًا كبيرًا من وقت العمل يذهب إلى أمور جانبية بدلًا من المهام الأساسية.
ترتيب الأولويات أهم من قائمة المهام
وجود قائمة طويلة من المهام لا يعني أن الموظف يعرف ما الذي يجب أن يبدأ به.
من الأفضل تقسيم المهام إلى مستويات حسب أهميتها واستعجالها، ثم البدء بالأعمال التي يكون لتأخيرها تأثير أكبر على العمل.
فعلى سبيل المثال، قد تكون هناك مهمة تستغرق ساعتين فقط، لكنها مرتبطة بعمل فريق كامل. إنجازها في الوقت المناسب قد يكون أكثر أهمية من إنجاز خمس مهام صغيرة غير مرتبطة بأولوية حقيقية.
وهنا تظهر أهمية أن يعرف الموظف ما الذي يجب إنجازه أولًا، وما الذي يمكن تأجيله، وما الذي يمكن تفويضه.
الاجتماعات تحتاج إلى إدارة أيضًا
الاجتماعات من أكثر الأمور التي يمكن أن تؤثر على إنتاجية الموظفين إذا لم تتم إدارتها بشكل جيد.
ليس كل موضوع يحتاج إلى اجتماع، وليس كل اجتماع يحتاج إلى مشاركة جميع الموظفين.
الاجتماع الفعال يجب أن يكون له هدف واضح، وأشخاص محددون للمشاركة، وموضوعات معروفة مسبقًا، ونتائج يمكن متابعتها بعد انتهائه.
أما الاجتماعات التي تتكرر دون قرارات واضحة، فقد تتحول من وسيلة لتنسيق العمل إلى سبب في تعطيله.
التركيز على مهمة واحدة قد يكون أكثر فاعلية
يعتقد البعض أن إنجاز عدة مهام في الوقت نفسه يوفر الوقت، لكن الانتقال المستمر بين المهام قد يؤدي إلى فقدان التركيز وزيادة الأخطاء.
عندما يعمل الموظف على مهمة تحتاج إلى تركيز، فمن الأفضل قدر الإمكان تقليل المقاطعات وإنهاء جزء واضح منها قبل الانتقال إلى مهمة أخرى.
وهذا لا يعني تجاهل الرسائل أو الاتصالات، وإنما تنظيمها بحيث لا تتحول إلى مصدر دائم لتشتيت الانتباه.
دور المدير في حماية وقت الموظفين
إدارة الوقت ليست مسؤولية الموظف وحده.
فالمدير الذي يطلب من الموظفين إنجاز عدد كبير من المهام في الوقت نفسه، ويكثر من الاجتماعات والمقاطعات، ثم يلومهم على انخفاض الإنتاجية، قد يكون جزءًا من المشكلة.
الإدارة الجيدة تساعد الموظفين على تحديد الأولويات، وتوضح المطلوب منهم، وتقلل الأعمال غير الضرورية، وتمنحهم مساحة كافية للتركيز على المهام التي تحقق أهداف المؤسسة.
كيف يمكن للموظف تحسين إدارة وقته؟
يمكن البدء بمجموعة بسيطة من الخطوات:
تحديد أهم ثلاث مهام لليوم.
البدء بالمهمة الأكثر أهمية بدلًا من الأسهل دائمًا.
تخصيص وقت محدد للرسائل والبريد الإلكتروني.
تقليل الانتقال العشوائي بين المهام.
تجنب الاجتماعات التي لا تضيف قيمة واضحة عند عدم الحاجة للمشاركة.
تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات صغيرة قابلة للإنجاز.
مراجعة نهاية اليوم لمعرفة أين ذهب الوقت وما الذي يمكن تحسينه.
هذه الخطوات لا تحتاج إلى برامج معقدة؛ الأهم هو الالتزام بها وتحويلها إلى عادة عملية.
إدارة الوقت ثقافة وليست مجرد مهارة
عندما تصبح إدارة الوقت جزءًا من ثقافة المؤسسة، فإن فائدتها لا تقتصر على موظف واحد.
وضوح الأولويات، واحترام أوقات الآخرين، وتقليل الاجتماعات غير الضرورية، وتحديد المسؤوليات، كلها ممارسات تساعد على بناء بيئة عمل أكثر تنظيمًا.
أما إذا كانت المؤسسة تكافئ الموظف الذي يبدو مشغولًا طوال الوقت دون الاهتمام بالنتائج، فقد يصبح الانشغال هدفًا بحد ذاته بدلًا من أن يكون وسيلة لتحقيق الإنجاز.
الخلاصة
الإنتاجية الحقيقية لا تقاس بعدد الساعات التي يقضيها الموظف في العمل، ولا بعدد الرسائل التي يرسلها أو الاجتماعات التي يحضرها.
القيمة الحقيقية تظهر عندما ينجح الموظف في توجيه وقته نحو المهام الأكثر أهمية وتأثيرًا، وتساعده الإدارة على القيام بذلك من خلال تحديد الأولويات وتقليل مصادر التشتيت.
فالهدف من إدارة الوقت ليس أن يعمل الموظف أكثر، وإنما أن يستخدم وقت العمل بصورة أكثر ذكاءً وتنظيمًا.
أضغط هنا للإنضمام إلى مجموعتنا على الواتساب
أضغط هنا للإنضمام إلى قناتنا على التليجرام
تحذير مهم من عمليات الإحتيال
لا تقم بإرسال مبالغ مالية أياً كانت قيمتها لأشخاص أو لأصحاب العمل الذين يعلنون عن وظائفهم الشاغرة على الإنترنت بهدف الحصول على فرصة عمل او تأشيرة للسفر أو أية أمور أخرى. يرجى الإبلاغ عن عملية الإحتيال المشتبه بها واتبع الإجراءات الآمنة للتقدم الى الوظائف على الإنترنت من خلال موقع جوبسلن.